Passie voor je vak, daarom ben je voor jezelf begonnen. Natuurlijk is omzet draaien en winst maken minstens zo belangrijk.
Als er dus facturen niet (op tijd) worden voldaan, is dat een probleem.
En ook al heeft het misschien geen acute gevolgen voor je cash flow, het is iets dat aangepakt moet worden voordat het erger wordt.
Maar hoe?
Geen nood, daar helpen wij je bij. Hieronder vind je 10 tips, van de offertefase tot eventuele incassoprocedures (die je natuurlijk wilt vermijden), waarmee je zorgt dat je welverdiende geld zo snel mogelijk jouw kant op komt!
1. Leg betalingsmogelijkheden en betalingstermijn vast in offertefase
Na het uitbrengen van een offerte heb je diverse besprekingen met de klant gehad. Alle werkzaamheden zijn besproken en iedereen is enthousiast.
Vol goede moed begin je aan de opdracht en na afronding verstuur je de factuur naar de klant.
Vervolgens blijft betaling binnen jouw gestelde termijn uit.
De klant blijkt altijd 30 dagen aan te houden, maar jij hebt een betalingstermijn van twee weken.
Meer dan vervelend en het kost je meer tijd aan administratieve handelingen. Herkenbaar?
Breng je een offerte uit, zorg dan dat je daar al duidelijk bent over de betaling, mocht het tot een daadwerkelijke opdracht komen.
Laat weten welke betalingsmogelijkheden je ondersteunt en welke betalingstermijn je hanteert:
- Werk je bijvoorbeeld met betaling in termijnen?
- Vraag je een aanbetaling?
- Reken je voorrijkosten?
- Gebruik je een korting bij vooruitbetaling?
Zorg dat deze zaken zwart op wit staan in de offerte en de eventuele overeenkomst.
Nog beter: benoem ze als er een telefonische of face-to-face bespreking is. Zo kan er geen verwarring ontstaan en is de klant eerder geneigd zich aan deze voorwaarden te houden.
2. Goede software is het halve werk
Natuurlijk bevelen wij Workspace aan.
Maar ook als dit niet het programma voor je is, zoek dan andere facturatiesoftware waar je gemakkelijk facturen mee samenstelt (en het liefst offertes, zodat alles van begin tot eind overzichtelijk is; zie ook punt 3).
Waar moet je nu op letten in de zoektocht naar een geschikt elektronisch facturatiesysteem?
- Je moet met een paar klikken de factuur kunnen vullen en adresseren.
- Heeft het ook een artikel- en relatiebeheer? Handmatig intypen van factuurregels is dan verleden tijd!
- De factuur moet direct vanuit het systeem naar de klant kunnen worden gestuurd.
Goede administratie- of facturatiesoftware bevat nog veel meer functies die het factureren (of zelfs bedrijfsprocessen) eenvoudig en overzichtelijk maken.
3. Integreer het factureren in het bedrijfsproces
Waneer het factureren een logisch onderdeel is van het proces van opdracht tot betaling, kan het bijna niet misgaan.
Wat bedoelen we precies met ‘misgaan’ in dit geval?
Dat kan het simpelweg vergeten te factureren zijn (zie ook punt 6), maar ook het te snel samenstellen van een factuur, waardoor er weer andere problemen ontstaan. Er kunnen dan fouten in sluipen, er is bijvoorbeeld geen consistente huisstijl of de facturatiedatum is steeds anders.
Gebruik daarom een duidelijke werkwijze, die start bij het uitbrengen van een offerte en loopt tot het registreren van de betaling.
Het onderdeel factureren komt dan altijd op hetzelfde moment naar voren en vergt minder tijd en uitzoekwerk.
4. Het oog wil ook wat
Je hebt je eerste opdracht succesvol afgerond en het is tijd om de factuur de deur uit te doen! De geadresseerde, de factuurregels, je bedrijfsgegevens - uiteraard staan die er allemaal op.
Maar straalt je factuur ook de identiteit van je bedrijf uit?
Herkenbaarheid is voor ieder bedrijf van groot belang en dit geldt nog sterker voor een startende ondernemer of zzp’er.
Neem daarom de tijd om een ontwerp voor facturen te bedenken waar je nog een tijdje tevreden mee kunt zijn.
Het inschakelen van een professional hiervoor is zeker geen slecht idee - een grafisch ontwerper of reclamebureau kan een passend logo ontwerpen of zelfs de gehele huisstijl, van lettertype tot kleurgebruik.
Een nette, herkenbare factuur roept vertrouwen op bij de klant, wat betalingen alleen maar ten goede komt.
5. Wees zo specifiek mogelijk
Vaagheid in welk onderdeel van je bedrijfsvoering is nooit een goed idee en zeker bij facturen wil je zo duidelijk mogelijk zijn naar je klanten.
Als het goed is, is bij het bevestigen van de opdracht geen twijfel over de hoeveelheid en aard van de werkzaamheden die je gaat uitvoeren.
De factuur mag dan ook geen verrassingen bevatten en moet precies zijn wat de klant verwacht.
Heeft de klant namelijk vragen over de factuur of nog erger, is de klant verontwaardigd over bijvoorbeeld de hoogte van het bedrag, dan is de kans dat de klant (in ieder geval op tijd) betaalt al een stuk kleiner.
Hoe maak je gemakkelijk een gedetailleerde maar overzichtelijke factuur?
Dat is met goede facturatiesoftware geen enkel probleem. Voor een overzicht wat er verplicht om een factuur vermeld moet worden, klik je hier.
6. Uitstelgedrag past niet bij factureren
Als ondernemer of zzp’er heb je al kosten genoeg.
Daarom is het wel zo prettig en zelfs noodzakelijk als jouw klanten óók binnen de gestelde termijn betalen.
Dit kan natuurlijk alleen als je zelf de factuur tijdig verstuurt.
Als je, zoals in punt 4 besproken, het factureren een vast onderdeel van je werkwijze maakt en de betalingstermijn van tevoren helder communiceert naar de klant, is de kans groter dat de factuur wordt voldaan, zonder dat je een herinneringstraject op moet starten.
Heb je een overeenkomst met een klant voor een langere periode? Dan kun je overwegen om met maandfacturen te werken.
Is de inhoud van de factuur steeds gelijk? Dan zijn terugkerende facturen ook handig om te gebruiken. Deze worden automatisch gegenereerd en verstuurd, zodat je er nauwelijks naar om hoeft te kijken.
Hoe stipter je zelf bent met het versturen van facturen, hoe sneller je het ook merkt als een klant onverhoopt niet (op tijd) betaalt. Je kunt dan sneller actie ondernemen om de betaling alsnog te ontvangen zonder dat de relatie met je klant in het geding komt.
7. Meerdere betalingsmogelijkheden aanbieden
‘Het factuurbedrag dient per overschrijving voldaan te worden.’
De kans is groot dat klanten zich achter de oren krabben en zich afvragen waarom ze bijvoorbeeld niet kunnen betalen met:
- iDEAL
- PayPal
- Bancontact/Mister Cash
- creditcard
- automatische incasso
- eenmalige machtiging
Met andere woorden: slechts één soort betalingsmogelijkheid is tegenwoordig wat ouderwets.
Bied daarom minimaal twee verschillende manieren aan om te betalen. Dan kiest de klant welke het beste bij hem of haar past en wordt de factuur sneller betaald.
8. Beloon snelle betalers
Om klanten te stimuleren (zeer) snel te betalen, kun je overwegen een kleine korting in te stellen bij betaling binnen een aantal dagen.
Hoewel het toekennen van korting je op het eerste gezicht misschien niet aantrekt, zijn er drie voordelen:
- De klant is geneigd om de korting te willen pakken en dus de factuur snel te voldoen.
- Als ondernemer kom je sympathiek over, omdat je een stap naar de klant zet.
- Je bespaart uiteindelijk geld; je hoeft namelijk niet lang te wachten op de betaling en geen herinneringen te sturen. Dit scheelt je kostbare tijd en moeite.
9. Een geheugensteuntje voor je klant
Je checkt je bankrekening en merkt dat er een aantal facturen van klanten nog steeds openstaan. De betalingstermijn is ruimschoots verstreken, dus raak je inmiddels flink geërgerd.
Hoewel dit begrijpelijk is, is het belangrijk je frustraties nog even voor je te houden.
Ga in plaats daarvan als volgt te werk:
- Stuur om te beginnen de factuur nogmaals en vermeld erbij dat dit een herinnering is. Houd de toon vriendelijk en laat weten dat je begrijpt dat de factuur aan de aandacht van de klant ontsnapt kan zijn.
- Betaalt de klant ook niet binnen de nieuwe termijn? Zoek dan uit wat de reden is: bel of mail de klant en breng de factuur nogmaals onder de aandacht en blijf nog steeds begripvol. Alleen al dit ‘persoonlijke’ contact is vaak een drijfveer om snel tot betaling over te gaan.
- Nog steeds geen geld ontvangen? Dan is het tijd voor een herinnering of aanmaning met een dwingender karakter. Je kunt hier ook consequenties gaan verbinden als de betaling niet binnenkomt, zoals bijkomende kosten of het inschakelen van een incassobureau.
10. Geen betaling? Tijd voor actie!
Als ondanks herhaaldelijk herinneren de klant niet tot betaling overgaat, dan is het zoals hierboven vermeld tijd om actie te ondernemen.
Wees daar ook toe bereid en handel duidelijk en slagvaardig. Met andere woorden: waar je mee ‘dreigt’, moet je ook indien nodig doen.
Natuurlijk hoop je niet dat het zo ver komt, maar als je gezegd hebt een incassobureau in te schakelen, doe dit dan als de termijn verstreken is.
Niet alleen is het belangrijk om je geld uiteindelijk te krijgen, maar je laat tegelijkertijd zien dat er op dit gebied niet met je te sollen valt.
Goed om dit deze klant te laten weten en wel zo eerlijk tegenover andere klanten die wél op tijd betalen.
Liever uitbesteden?
Zie je na het lezen van bovenstaande tips het eigenlijk niet zitten om dit allemaal zelf te regelen? Ook dat is geen probleem, want er zijn talloze professionals die alles wat betreft je (bedrijfs)administratie van je over kunnen nemen.
Zo heb je niet alleen geen omkijken naar het factureren of herinneren, maar ook kun je het verwerken van de gehele financiële administratie uitbesteden.
