De 5 grootste blunders in je boekhouding

Oeps.

Omdat je achterliep met de administratie en snel de btw-aangifte moest doen, heb je een aantal verkeerde grootboekrekeningen gebruikt. Nu klopt de aangifte niet en is de aanslag veel te hoog.

Herkenbaar? Vanaf nu niet meer.

Hieronder vind je de 5 meest voorkomende administratieve blunders én tips hoe je ze kunt voorkomen!

1. Geen geld opzijzetten voor belastingen

Als de inkomsten binnendruppelen (of -stromen!) dan is het aanlokkelijk om je verdiende geld direct uit te geven of te investeren.

Maar dan komt de belastingaanslag. Daar had je niet op gerekend. Helaas, geen vakantie of nieuwe kantoorinrichting.

Tip: Je raadt het al - sparen. Van elke opdracht die betaald wordt ‘moet’ je ongeveer een kwart apart houden voor het betalen van belastingen.

2. Verkeerde grootboekrekeningen gebruiken

Bij elke regel die je factureert, hoort een grootboekrekening.

Gebruik je de verkeerde rekening? Dan wordt de Belastingdienst niet vrolijk van je btw-aangifte. En zoals je weet: de Belastingdienst niet blij, jij al helemaal niet.

Tip: Gebruik geen Word of Excel voor je facturen, maar zoek goede boekhoud- of administratiesoftware. Hier kun je grootboekrekeningen gemakkelijk instellen en vaak hoef je er daarna nauwelijks meer naar om te kijken.

Wel is het zaak om deze standaardgrootboekrekeningen zorgvuldig (al dan niet met je accountant) in te stellen.

3. Aftrekposten niet (volledig) benutten

‘Doordat het bedrag voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek is verlaagd had ik een mooi belastingvoordeeltje!’ hoor je een collega-ondernemer zeggen.

Je knippert met je ogen: over welke aftrekpost heeft ze het?!

Zonde, want door slim gebruik te maken van de aftrekposten die de Belastingdienst je ‘geeft’, bespaar je soms veel geld.

Tip: Lees je goed in en/of schakel een financieel adviseur in. Je hebt er recht op, dus gebruik de aftrekposten goed!

4. Verkeerde of dubbele factuurnummers gebruiken

Maak je je facturen in bijvoorbeeld Word of Excel, dan kan het gebeuren dat je per ongeluk twee keer hetzelfde factuurnummer gebruikt of er juist eentje overslaat.

Dat lijkt wellicht een onbelangrijke fout, maar het is essentieel (én een eis van de overheid) voor de structuur van je administratie dat facturen een opvolgend nummer krijgen.

Tip: Maak gebruik van betrouwbare facturatiesoftware waarbij de nummering automatisch verloopt. Ideaal!

5. Privé- en zakelijke kosten niet scheiden

Zeker als startende ondernemer kunnen privé-uitgaven en zakelijke uitgaven wel eens door elkaar lopen.

Voor je administratie en belastingaangifte moeten ze echter strikt gescheiden worden, dus ben je daarna veel tijd kwijt met het splitsen van alle bedragen en bijbehorende gegevens.

Tip: Open direct een zakelijke rekening. Dit is de basis van het scheiden van privé en zakelijk. Hoewel je het officieel gezien niet verplicht bent, bespaart het je uiteindelijk veel tijd en daarom geld.