Bijna vakantie! 6 tips om je administratie op orde te houden

Koffer inpakken: voor veel mensen levert het stress op. Wat neem je mee? Een zonnebril, luchtbed en een goed boek? Of wandelschoenen en een windjack? Misschien juist je mooiste kleren voor een chique citytrip.

Maar niet alleen wat je meeneemt is belangrijk - als ondernemer moet je ook aandacht besteden aan wat je tijdelijk achterlaat: in dit geval je administratie.

Want ook al ben jij op vakantie, je bedrijf gaat door. Zelfs als zzp’er. Opdrachtgevers proberen je te bereiken, facturen komen binnen en belastingaangiften moeten worden gedaan.

Hoe zorg je dat je administratie in je afwezigheid geen puinhoop wordt? Lees verder voor 6 snelle tips, zodat je in alle rust kunt genieten op het strand! (Of in de bergen, op een terras, op safari, bij een festival…)

1. Zet betalingen klaar

Je weet welke facturen je nog moet betalen en waarvan de betalingstermijn afloopt tijdens je vakantie.

Alles in één keer alvast betalen? Makkelijk, maar niet echt goed voor je cashflow.

Beter is het om via internetbankieren of je boekhouder betalingen klaar te zetten voor de juiste data. Zo wordt alles op tijd betaald en zit je straks niet met bijkomende kosten voor vervallen facturen.

2. Houd belastingaangiften in de gaten

Eind juli moet bijvoorbeeld de btw-aangifte van het tweede kwartaal binnen zijn. Middenin de vakantieperiode. Je weet het altijd van tevoren, maar toch is het onhandig.

Het is geen optie om later aangifte te doen, dus zorg dat dit vóór je vakantie is geregeld. Heb je een accountant? Dien dan alle stukken die hij of zij nodig heeft ruim op tijd in.

3. Ga achter je debiteuren aan

Net zoals jouw crediteuren verwachten tijdens je vakantie van jou betaald te krijgen, wil je ook graag dat je klanten hun facturen op tijd betalen.

Op je vakantiebestemming wanbetalers bellen is waarschijnlijk niet jouw idee van uitrusten - benader klanten van wie de factuur net verlopen is dus nog voordat je vertrekt.

Daarbij kun je nog denken aan het instellen van automatische herinneringen. Zodra je administratiesoftware merkt dat een factuur verlopen is, wordt er een e-mail gegenereerd en verstuurd, zonder dat jij er naar om hoeft te kijken.

4. Wees alert op ‘spookfacturen’

Zeker in de vakantieperiode steken dit soort praktijken vaak de kop op: nepfacturen met producten of diensten die jou niet bekend zijn.

De partijen die hierachter zitten hopen misbruik te maken van gehaaste ondernemers die druk bezig zijn zaken af te ronden voor hun vakantie. Ook een vakantiekracht die niet helemaal op de hoogte is kan hier per ongeluk op ingaan.

Zo’n factuur betalen betekent in het gunstige geval een hoop geld kwijt zijn - in het ergste geval zit je vast aan een duur contract met automatische afschrijving.

Betaal je facturen daarom rustig en met aandacht. En heb je een vervanger in je vakantieperiode? Zorg dan dat hij of zij alle relevante zaken van je administratie weet. Bij twijfel moeten ze je altijd kunnen bereiken.

5. Regel een vervanger

Makkelijker gezegd dan gedaan en niet voor iedereen weggelegd, maar wel het vermelden waard.

Wanneer het mogelijk is om iemand te vinden die voor je kan invallen (of in ieder geval de administratie kan doen) tijdens je vakantie, werk hem of haar dan ruim op tijd in. Snel genoeg merk je dan of deze persoon geschikt is voor deze taak. Bovendien heb je minder kans om op vakantie toch nog vragen te moeten beantwoorden.

6. Wees bereikbaar

Maar dan alleen voor noodgevallen, natuurlijk.

Spreek heel duidelijk af wat je ziet als noodgeval. Een betalingstermijn van een klant die twee dagen verstreken is? Waarschijnlijk niet iets om jou lastig mee te vallen.

Een boze klant die het niet eens is met zijn of haar factuur en die dreigt stappen te ondernemen? Dat mag wel even gemeld worden.

Probeer je bereikbaarheid wel te beperken tot een of twee momenten per dag. Je bent ondernemer en dat brengt verantwoordelijkheden met zich mee - toch mag je best af en toe alles van je af zetten. Het gaat zoals altijd om de balans.

En dan: gewoon gáán

Helaas kun je je niet overal op voorbereiden. Na het afvinken van deze punten is het zaak om je koffer, backpack of clutch te pakken en te gaan genieten van je welverdiende vakantie.

Heb je moeite met het achterlaten van je onderneming? Misschien helpt het om te bedenken dat er even tussenuit gaan echt nodig is om daarna met frisse moed verder te kunnen.

Fijne vakantie!