Haal meer uit Workspace: 5 belangrijke functies

Factureren, offertes versturen, inkoopfacturen verwerken, btw-aangifte genereren, een project opstarten - allemaal functies die je waarschijnlijk (vaak) gebruikt.

Maar Workspace biedt meer. Veel meer.

Wat dacht je van het automatisch laten herkennen van verkoop- en inkoopfacturen? Of het bijhouden van de voorraad inclusief serienummers? Nieuwe klanten benader je gemakkelijk met de module Sales.

En bespreek alles tenslotte met collega’s via de chatfunctie van Workspace.

Meer weten? Lees dan snel verder voor 5 belangrijke functies van Workspace die we naast het basispakket aanbieden.

1. Scan & Herken

Via de mail ontvang je een factuur. Even op ‘doorsturen’ klikken en verzenden naar [jouwsubdomein]-inkoop@factuurimport.nl. Vervolgens Workspace openen, goedkeuren en de facturen automatisch laten inboeken.

Klinkt goed, nietwaar? Met de module Scan & Herken is het daadwerkelijk zo gemakkelijk.

Of eigenlijk nog gemakkelijker: wanneer je automatische regels voor inboeken instelt, verwerk je de facturen met letterlijk één klik.

2. Bankmutaties

We blijven nog even bij de automatisering van je administratie.

Wanneer je je rekening checkt en ziet dat er veel betalingen zijn binnengekomen, word je blij.

Waar je niet blij van wordt, is elke factuur opzoeken en een betaling erbij registreren.

Met de module Bankmutaties is dat verleden tijd. Het werkt als volgt: je downloadt bij de bank een bestand met de transacties en uploadt dit bestand in Workspace.

Automatisch wordt bij de juiste bedragen en omschrijvingen de factuur gezocht. Met één druk op de knop markeer je deze als betaald. En je kunt weer verder!

3. Voorraadbeheer

Weer een bestelling binnen! Klanten reageren positief op je gegarandeerde levertijd van 1 werkdag. Maar voor de tweede keer deze week moet je ze melden dat je hun producten niet op voorraad hebt.

Slecht voor je business, dus dat moet anders.

Soepel, gebruiksvriendelijk maar uitgebreid voorraadbeheer is een noodzaak als je producten uit een magazijn verkoopt.

Dat is precies wat Workspace met het pakket Handel & Verkoop biedt. In je artikelbestand geef je aan voor welke artikelen je de voorraad wilt bijhouden en je kunt zelfs je inkooporders hieraan koppelen.

Verstuur je een factuur met daarop producten uit de voorraad? Dan worden die automatisch afgeboekt.

En verkoop je bijvoorbeeld elektronica? Dan zul je blij zijn met de extra functie om ook serienummers te verwerken!

4. Sales

Zonder klanten valt er weinig te ondernemen natuurlijk. Zeker als startende ondernemer besteed je veel tijd aan het najagen van leads en het uitbreiden van je netwerk.

Dan is het wel zo handig als je het proces van lead tot daadwerkelijke klant kunt structureren en zo het overzicht kunt behouden.

De verschillende fasen van dit proces (die je zelf kunt definiëren) kun je nu gemakkelijk verwerken in de module Sales. Houd bij wie je hebt gebeld, met wie je een afspraak hebt gehad en wie er serieuze interesse heeft in je diensten.

5. Teamchat

Nieuw binnen Workspace is de chatfunctie. Eerder kon je al met ons chatten met een vraag of opmerking, maar nu kun je ook met collega’s praten over items binnen Workspace (of over heel andere dingen).

Hoe het werkt? Rechts bovenin de blauwe balk zie je wie er online is. Klik erop en begin te typen. That’s it!

Wil je een specifiek item bespreken binnen Workspace? Open dit dan en klik rechtsboven het item op het chat-icoon. Zo krijgt de persoon waarmee je chat ook direct (bijvoorbeeld) de factuur te zien.

En ben je zelf even niet online maar heeft een collega toch een chatbericht gestuurd? Dan krijg je dit gewoon in een e-mail toegestuurd. Ideaal toch?

Wist je dat je ook kunt instellen dat Workspace jouw e-mails vanuit jouw domein verstuurt? Dit noemen we domeinvalidatie.

Hoe dit werkt? Bekijk de video hieronder!

Sta je te trappelen om bovenstaande functies uit te proberen?

Ga dan naar Instellingen > Account > Modules/Abonnement en probeer de modules 14 dagen gratis.

Want nóg meer tijd besparen, wie wil dat nu niet?