In 4 stappen weer overzicht en structuur in je projectmanagement

Voor veel ondernemers is dit een herkenbaar probleem: een project moet orde scheppen in werkzaamheden door een duidelijk tijdschema en werkverdeling te bieden, maar de projecten zelf stapelen op. Al snel is het overzicht weg. Welk project heeft prioriteit, welke projecten hangen met elkaar samen en wat is precies het verband?

Met Workspace ben je een stapje dichter bij de oplossing. Door projecten te groeperen binnen hoofdprojecten breng je rust en efficiëntie aan in je projectbeheer. Hoe dat werkt, leggen we je hieronder in 4 eenvoudige stappen uit.

1. Orde scheppen in je lopende projecten

Je hoeft niet te wachten op het volgende project - je kunt direct beginnen met de nieuwe inrichting van je projectbeheer.

Bepaal welke projecten gegroepeerd kunnen worden en maak de benodigde hoofdprojecten aan via Hoofdprojecten in het submenu van Projecten.

Vervolgens kun je op twee manieren je lopende projecten toevoegen aan het juiste hoofdproject: open de projecten en selecteer het hoofdproject:

Of open het hoofdproject, ga naar het tabblad Projecten en voeg de deelprojecten toe via deze knop:

Zo. Meteen weer overzicht over je huidige projecten.

2. De juiste start voor je toekomstige projecten

Dienen nieuwe opdrachtgevers zich aan? Begin dan meteen goed bij een nieuw project: start een hoofdproject en kies de projectleider, de opdrachtgever en voeg een omschrijving toe. Maak op het tabblad Projecten met de groene plus de benodigde deelprojecten aan:

Je ziet dat direct de juiste opdrachtgever wordt geselecteerd - wel zo handig. Binnen het deelproject kun je te werk gaan zoals je gewend bent: werkzaamheden toevoegen, uren klokken, items koppelen en factureren, alles werkt hetzelfde als een regulier project.

3. De dynamische status van het hoofdproject

Via het hoofdproject direct zien wat de status van de deelprojecten is - dat wordt mogelijk gemaakt met de dynamische status die het hoofdproject krijgt toegekend.

Hoe wordt de status van een hoofdproject bepaald?

Een hoofdproject kan drie statussen hebben: Concept, In behandeling of Afgerond. De status Concept wordt automatisch toegekend als er geen deelprojecten zijn óf als een of meer deelprojecten de status Concept of Geoffreerd hebben. De status Afgerond wordt automatisch toegekend als alle deelprojecten de status Afgerond hebben. In alle andere gevallen krijgt het hoofdproject de status In behandeling.

4. Compleet overzicht door de gecombineerde tijdlijn

Als je een hoofdproject opent, zie je onderaan het kopje Tijdlijn. Hier zie je alle deelprojecten weergegeven d.m.v. blauwe balken:

Zonder de deelprojecten te hoeven openen, zie je dus direct hoe de planning eruitziet en hoe de projecten zich met elkaar verhouden.

Je hebt nu eenvoudig meer structuur aangebracht in je projectmanagement door projecten te groeperen en een gecombineerd overzicht gecreëerd voor zowel de status als ontwikkeling van deelprojecten.

Wil je meer weten over ons pakket Projecten & Uren? Dat kan! Als het pakket nog niet hebt, kun je het 30 dagen gratis proberen. Ga naar Instellingen > Account > Modules/Abonnement om je proefperiode te starten.

Heb je het pakket al geactiveerd, maar heb je het gevoel dat je er meer uit kunt halen? Neem dan contact met ons op via 010 - 307 08 06 of support@workspace.nl!