In 5 stappen naar de perfecte offerte

‘Klinkt goed, stuur maar een offerte.’

Behalve het ter plekke tekenen van een overeenkomst is er natuurlijk geen betere afsluiting van een acquisitiegesprek.

Maar dan komt het: het daadwerkelijk maken van de offerte.

Natuurlijk krijg je de producten of diensten er wel op, maar je wilt dat je offerte er zó uitziet dat je klant meteen op ‘Accepteren’ klikt.

Geen probleem: na het volgen van deze 5 stappen maak je straks zonder problemen de mooiste, overzichtelijkste, niet-te-weigeren offertes.

1. Laat zien dat je goed geluisterd hebt

Wat wil een klant níet: verrassingen op de offerte.

Het wordt vast gewaardeerd als het totaalbedrag veel lager uitvalt dan je klant had verwacht, maar dat betekent eigenlijk dat je in het eerste gesprek al duidelijker had kunnen zijn.

Maar is de klant onaangenaam verrast, dan is niet alleen de kans op een opdracht klein geworden - je laat ook nog zien dat je niet helemaal begrepen hebt wat de klant zoekt.

Probeer daarom in een eerste contact zo helder mogelijk te zijn over wat je kunt leveren en geef een goede indicatie van de prijs. Dan hoeft de offerte alleen maar als een extra zetje tot een opdracht te dienen.

2. Pas je offerte aan je product/dienst aan

Je offerte is behalve een prijsafspraak ook een visitekaartje.

Zorg daarom dat je offerte past bij je onderneming. Dat betekent in de basis dat je natuurlijk je logo en huisstijl hebt toegepast, maar als de aard van je onderneming zich daarvoor leent, mag het best nog een stapje verder gaan.

Ben je grafisch ontwerper? Handelt je onderneming in schilderbenodigdheden? Laat dat dan gerust door kleurgebruik, stijl of afbeeldingen zien. Bedrijven in financiële dienstverlening of medische apparatuur kunnen zich bijvoorbeeld profileren met juist een strakke, heldere, minimalistische uitstraling.

Niet alleen draag je daarmee bij aan het totaalplaatje van je onderneming, maar de kans dat je opdrachtgever je onthoudt is ook vele malen groter.

3. Zorg voor overzicht

Een goede, logische lay-out is essentieel.

Duidelijke adressering, je eigen bedrijfsgegevens, dagtekening - het spreekt allemaal voor zich. En dan? De offerteregels en het totaalbedrag?

Dat kan, maar beter is het om te beginnen met een korte inleiding van enkele zinnen. Verwijs naar een eerder contact waarin je hebt afgesproken deze offerte te sturen en herhaal beknopt wat je hebt afgesproken.

Dit zou er als volgt uit kunnen zien:

Beste …,

Na ons gesprek op 12 augustus heeft u ons gevraagd een offerte uit te brengen; hartelijk dank daarvoor. Deze offerte betreft de kantoorinrichting voor Straatweg 15-b te Amsterdam; de producten zijn, zoals uw wens is, leverbaar vóór 1 januari 2018.

Hieronder vindt u de prijzen van de losse producten en het begrote aantal uren tegen het door ons gerekende uurtarief:

Plaats als het nodig is tussen de offerteregels een toelichting om misverstanden te voorkomen.

Na een duidelijk overzicht van de offerteregels kun je een afsluitend stukje tekst plaatsen waarin je bijvoorbeeld vermeldt met wie en hoe de klant contact op kan nemen en tot wanneer de offerte geldig is.

4. Maak duidelijke afspraken

Afspraken over betaling, levering en de algemene voorwaarden kunnen in het offertestadium maar alvast duidelijk zijn. Dat zijn geen zaken waar je achteraf onenigheid over wil hebben - laat deze dus terugkomen op de offerte, zodat je zeker bent dat na afloop van de opdracht de factuur op tijd betaald wordt.

Verstandig is ook om de algemene voorwaarden (eventueel in een bijlage) mee te sturen.

Zeker wanneer je een langdurige opdracht aanneemt in bijvoorbeeld abonnementsvorm is het nodig om alle (mogelijke) onduidelijkheden uit de weg te hebben voordat je een overeenkomst aangaat.

5. Tijd voor een handtekening!

Geef je klant altijd de mogelijkheid om de offerte direct te accepteren: het moet geen moeite kosten om je te bereiken en het groene licht te geven voor de opdracht.

De meest effectieve manier om je offerte te versturen is daarom met een programma waarbij je klant de offerte direct kan bekijken en accepteren. Het is voor de klant dan met één klik geregeld.

Verstuur je de offerte liever per post, zorg dan dat je op de offerte een plaats reserveert waar de klant een handtekening kan zetten.

Aan je offertes gaat het voortaan in ieder geval niet liggen!