Je huisstijl instellen bij Workspace: zó gebeurd

Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je de facturen en offertes die je vanuit Workspace stuurt kunt aanpassen. Zo passen ze in jouw zorgvuldig gekozen huisstijl en zijn ze herkenbaar voor je klanten!

Begin altijd met het klikken op dit icoon om de lay-out te kunnen wijzigen:

Vervolgens kun je alle blauwe vlakken aanklikken om ze te wijzigen, te verplaatsen of te verbergen:

Bedrijfsgegevens aanpassen

Klik op het blauwe vlak met je eigen bedrijfsgegevens om de inhoud te wijzigen en dynamische tags* (zoals KvK-nummer, btw-nummer of IBAN) toe te voegen.

Logo toevoegen/verbergen

Voeg je logo toe en verplaats of verberg deze door op het standaardlogo te klikken. Verwijder het vinkje bij Toon logo om het logo te verbergen:

Achtergrond toevoegen

Klik op het icoon rechts bovenin de factuur om een achtergrond toe te voegen. Bij het toevoegen van een achtergrond in de vorm van briefpapier kan het wenselijk zijn om de bedrijfsgegevens en/of logo te verbergen.

Referentie tonen/verbergen

Een referentie is niet altijd nodig, dus kun je deze ook verbergen. Verberg of toon de referentie door op het blauwe vlak te klikken.

Footer aanpassen

Klik op de footer om de inhoud ervan te wijzigen. Ook hier kun je werken met tags*. Daarnaast bepaal je de plaats van de footer: sticky (= altijd) op de laatste pagina, sticky op de laatste pagina met posten of direct na de laatste post.

Kies hier ook of je de btw in de footer wilt tonen en zo ja, of je die wilt splitsen (als er verschillende percentages worden gebruikt):

Accent- en tekstkleur kiezen

Klik op één van de twee gekleurde cirkels onder de templates. Met de cirkel links bepaal je de kleur van de lijnen boven en onder de factuurregels en met de cirkel rechts kies je de tekstkleur.

Templates maken

Als de lay-out van de factuur of offerte naar je zin is en je huisstijl goed wordt weergegeven, klik je op het groene vinkje rechts bovenaan de factuur:

Je kunt kiezen uit drie mogelijkheden:

• Nieuwe template: Maak van de huidige opmaak een nieuwe template om in de toekomst te gebruiken.
• Eenmalige template: Gebruik deze opmaak slechts eenmaal.
• Template overschrijven: Sla de wijzigingen in dit geopende template op.

Opties bij templates

Beweeg met de muis over een template en klik op het tandwiel om de verschillende opties te zien:

*Tags

Tags zijn codes die staan voor gegevens die je elders in de software hebt ingevoerd. Deze codes veranderen op het juiste moment in de juiste gegevens - ze zijn dus dynamisch.

Voorbeeld 1: Voeg je in de bedrijfsgegevens op de factuur de tag Uw e-mailadres toe, dan krijg je {client.email} te zien. Wanneer je klaar bent met het aanpassen van de lay-out en je slaat dit op, dan zie je dat deze code verandert in je e-mailadres. Als je het e-mailadres van je onderneming verandert in de instellingen, dan verandert ook de tag op de factuur of offerte.

Voorbeeld 2: Voeg je in de footer de tag Betaaltermijn toe, dan krijg je {contact.payment_term} te zien. Wanneer je klaar bent het aanpassen van de lay-out en je slaat dit op, dan zie je dat de code verandert in de betalingstermijn voor die klant. Verstuur je een factuur aan een andere klant met een andere betalingstermijn, dan past de tag zich automatisch aan.