​Onze verbeterde Scan & Herken!

Scan & Herken moet jouw (administratieve) leven makkelijker maken, of je nu accountant, boekhouder of ondernemer bent. Bovendien is het één van de meest gebruikte functies binnen Workspace.

Daarom vonden we dat Scan & Herken wel een update kon gebruiken: IBAN en btw-nummer worden nu beter herkend, je kunt facturen voorbereiden (maak foto’s zo scheef als je wilt, upload facturen per pagina of allemaal tegelijk - alles kun je nu gemakkelijk aanpassen) en zelfs de voorraad of het artikelbestand werk je direct vanuit Scan & Herken bij.

IBAN en btw-nummer herkennen, dat gaat vanzelf, maar hoe werkt dat voorbereiden van facturen? En hoe werk je de voorraad meteen bij?

Facturen voorbereiden

Je kent het misschien wel: even snel, snel wat bonnen fotograferen en uploaden naar Scan & Herken. Misschien doe je dat wel direct nadat je bij de kassa wegloopt.

Of je gebruikt de factuurimport om je facturen door te sturen. Je leverancier stuurt verschillende facturen in één bijlage of je vergeet de tweede pagina van sommige pdf’s.

Allemaal geen probleem.

Voordat Scan & Herken met jouw facturen en bonnetjes aan de slag gaat, heb je vanaf de mogelijkheid om ze voor te bereiden. Dat betekent dat na het uploaden van bestanden er rechts bovenin een knop verschijnt met Facturen voorbereiden.

Als je daarop klikt, zie je al je uploads in verschillende kolommen staan:

Nu kun je verschillende acties uitvoeren:

• Splitsen: Zie je in één kolom meerdere facturen staan? Dan splits je die eenvoudig. Ga met je muis over de factuur en kies voor Losse factuur.
• Samenvoegen: Is een factuur van meerdere pagina’s verdeeld over meerdere kolommen? Voeg ze eenvoudig samen door ze naar dezelfde kolom te slepen.
• Draaien: Is een factuur gedraaid? Klik de factuur dan aan en draai deze met de blauwe pijlen. Klik daarna op het groene vinkje. Ook kun je met je muis over de factuur gaan en kiezen voor Draaien linksom of Draaien rechtsom.
• Bijsnijden: Staan er verschillende bonnen op een foto of moet een foto worden bijgesneden? Dan kun je de afbeelding aanklikken en de foto direct bijsnijden. Kies voor Bijsnijden als je alleen het uitgesneden kader wilt behouden. Of klik op Losse factuur als je daarna nog een bon wilt uitsnijden.

Alles voorbereid? Vink dan de kolommen aan die je wilt verwerken en kies daarna voor Verwerken. Lege kolommen of kolommen die niet door Scan & Herken uitgelezen moeten worden kun je markeren met het prullenbakje. Zodra je op Verwerken klikt, verdwijnen deze.

Wel of niet voorbereiden?

Door het voorbereiden van facturen haal je het maximale uit Scan & Herken. Wil je deze stap toch liever overslaan, dan kan dat. Als je pdf-bestanden uit meer dan één pagina bestaan, moet je echter toch de voorbereiding doorlopen om pagina’s eventueel te splitsen of samen te voegen.

Om in te stellen dat je facturen of bonnen altijd wilt voorbereiden, ga je naar Instellingen > Scan & Herken en vink je Voorbereiden aan.

Artikelbestand en voorraad bijwerken

Je voorraad is flink teruggelopen door alle orders die je binnen hebt gekregen. Dat betekent bijbestellen en daarna alle inkoopfacturen verwerken. En dan dáárna de voorraad bijwerken en nieuwe artikelen aan je bestand toevoegen.

Dat hoeft gelukkig niet meer, want artikelen en voorraad pas je nu gewoon aan tijdens het inboeken van je facturen:

Artikel toevoegen

1. Klik een herkende factuur aan vanuit het overzicht.

2. Bij het tabblad Artikelen links in beeld kies je voor de groene plus.

3. Vul de benodigde gegevens in van het nieuwe artikel.

Voorraad bijwerken

1. Klik een herkende factuur aan vanuit het overzicht.

2. Bij het tabblad Artikelen links in beeld zoek je het artikel op waarvan je de voorraad wilt bijwerken.

3. Klik het artikel aan en werk de voorraad bij via het tabblad Voorraad.

Bekijk hieronder ook onze video's over Scan & Herken!

Voor accountancy:

Voor ondernemers:

Heb je het pakket Administratie (inclusief gratis en onbeperkt Scan & Herken!) al geactiveerd, maar heb je het gevoel dat je er meer uit kunt halen? Neem dan contact met ons op via 010 - 307 08 06 of support@workspace.nl!