Een paperless office, dat is tegenwoordig de norm. Papier gebruiken is milieubelastend, ouderwets en onhandig. Althans, dat lees en hoor je overal. En natuurlijk zitten er veel voordelen aan papierloos werken.
Waarom zie je dan toch op veel werkplekken nog kasten vol met ordners en stapels printpapier?
Omdat beginnen met volledig papierloos werken lastig is.
Overschakelen van een klassieke administratie op papier naar een volledig digitale bedrijfsvoering is geen gemakkelijke klus, want:
- waar begin je überhaupt met het proces?
- met welke software ga je aan de slag?
- wat doe je met alle huidige papieren documenten?
- hoe zorg je dat je externe documenten ook digitaal aangeleverd krijgt?
- hoe pak je het aan als je weinig met computers werkt?
Op deze vijf vragen geven we in deze blog antwoord. Voor je het weet is er geen snipper papier meer te bekennen in je kantoor!
1. Waar begin je met papierloos werken?
Vraag jezelf eerst af: waar begin ik met papiervól (is dat een woord?) werken?
De eerste stap in het overgaan naar een paperless office is namelijk je huidige werkprocessen onder de loep nemen:
Wat gebeurt er als er post binnenkomt? Hoe en wanneer worden facturen verstuurd? Waar en hoe worden documenten bewaard?
En zo zijn er nog veel meer vragen te bedenken.
Stippel de route uit die papieren afleggen binnen je kantoor. Zo kun je zien hoe je dit kunt overzetten naar een digitale omgeving en kun je een goede keuze maken voor software (zie punt 2).
Natuurlijk werken verreweg de meeste zzp’ers en ondernemers al een klein of groot gedeelte digitaal. Zoek je echter manieren om nog minder papier te gebruiken, dan is bovenstaande nog steeds een goede eerste stap om te zien waar de papieren documenten steeds opduiken.
2. Welke software gebruik je ter vervanging van je huidige ordners?
Zijn je werkprocessen helder? Dan is het tijd om verschillende softwarepakketten te gaan testen.
Bijna alle softwarepakketten hebben gratis proefperiodes, zodat je rustig kunt kijken of het systeem bij je onderneming past.
Stel jezelf bij het testen in ieder geval de volgende vragen:
- Wil ik een oplossing in de cloud of on-premise?
- Hoeveel mensen moet ermee werken?
- Wat moet het pakket minimaal bieden?
- Kan ik inkomende stukken ook digitaal verwerken (bijv. met een Scan & Herken-functie)?
- Voelt het werken met de software (na even wennen) natuurlijk en logisch aan?
- En natuurlijk: hoeveel geld heb ik er voor over?
Er is tegenwoordig zeer veel verschillende software beschikbaar voor administratie en andere bedrijfsprocessen. Gebruik daarom bovenstaande vragen en benut je gratis proefperiode goed.
Heb je langer de tijd nodig om te testen? Aarzel dan niet om te informeren naar een langere testperiode.
3. Hoe verwerk je bestaande papieren documenten?
Misschien sta je nu moedeloos naar je archiefkast(en) te staren.
Je ziet de voordelen van papierloos werken, met name de ruimtebesparing, maar wat moet je nu in hemelsnaam met al die ordners vol papieren die je in de loop der jaren hebt verzameld?
Het is in ieder geval belangrijk om de eisen van de Belastingdienst erbij te pakken. Alle informatie over de bewaarplicht lees je hier. In ieder geval is het nodig de administratie zeven jaar te bewaren, dus heb je in het algemeen twee keuzes:
1. wachten tot de bewaartermijn verstreken is en de documenten daarna vernietigen
2. de papieren documenten inscannen en digitaal bewaren
Het inscannen is een tijdrovende klus, zeker als het kasten vol documenten betreft. Is het aantal papieren te overzien, dan kun je overwegen het zelf te doen, maar een andere mogelijkheid is een bedrijf inhuren die gespecialiseerd zijn in het scannen.
4. Hoe zorg je ervoor dat je alles digitaal ontvangt?
Krijg je nog facturen per post?
Kijk dan of je deze ook per e-mail kunt ontvangen. (Gebruik je Workspace, dan kun je ze direct naar je account doorsturen en inboeken.)
Ook offertes die geaccepteerd worden door klanten kunnen in sommige systemen digitaal bevestigd en ondertekend worden. Het digitaal versturen en ontvangen van (verschillende versies van) bevestigde offertes kan dan soms al 10 papieren documenten besparen.
Zo is er, naast offreren en factureren, voor vrijwel alle bedrijfsaspecten een digitale of online oplossing: digitale werkbonnen, projectbeheer, ritregistratie en nog veel meer.
5. Wat doe je als je weinig affiniteit met computers hebt?
We leven in een digitaal tijdperk, maar vergeet niet dat dit ‘pas’ twintig jaar geleden een grote vlucht genomen heeft.
Waar de één nauwelijks meer weet hoe hij of zij een pen moet vasthouden, slaat de ander volledig dicht wanneer er een iPad op tafel komt.
Heb je dus ‘niet veel’ met computers of tablets, dan kan de term paperless office je misschien een beetje zenuwachtig maken.
Gelukkig staat in veel administratie- of facturatiesoftware gebruiksgemak voorop. Bovendien kun je bij Workspace ook webinars volgen waar één-op-één alles wordt uitgelegd en er vragen kunnen worden beantwoord.
Wat in het begin overweldigend lijkt, kan dan al snel een tweede natuur worden.
Overtuigd van papierloos werken? Begin rustig met stap 1 en bedenk ondertussen wat je met al die lege ruimte gaat doen als de archiefkasten straks de deur uit zijn…
