Hartje zomer, temperaturen stijgen tot boven de 27 graden, mensen liggen op het strand.
En ook jij hebt warm - maar dan vanwege alle overuren die gedraaid worden in je ijssalon, strandtent of waterpark.
Pieken en dalen
Als jouw onderneming zich richt op wintersportgangers moet deze kop je in meerdere opzichten aanspreken, maar ook als producent van teenslippers, dakkoffers of zonnebrillen ben je afhankelijk van de seizoenen.
Of je nu bewust hebt gekozen om in een seizoensafhankelijke branche aan de slag te gaan of niet - dat je in een deel van het jaar veel minder inkomsten of bedrijfsactiviteiten hebt, is een feit.
Als alles goed gaat, compenseer je dat met een succesvol hoogseizoen, maar dat betekent ook dat je administratie in die tijd flink kan opstapelen.
Zo efficiënt mogelijk boekhouden en daardoor geld besparen, dat klinkt in ondernemer in een seizoensafhankelijke sector als muziek in de oren.
Maar hoe?
1. Bereid je goed voor
Drukte. Hectiek. Lange dagen. Haasten om orders op tijd te leveren.
Dat is geen periode om eens rustig de cijfers in te voeren en te analyseren, al dan niet met je boekhouder samen. Zoals altijd is een goede voorbereiding het halve werk.
Welke zaken kun je voorbereiden?
- Vakantiekrachten: Op basis van gegevens van vorige jaren kun je een inschatting van de drukte maken en nu vast op zoek gaan naar betrouwbare vakantiehulpen. Zo heb je alvast inzicht in je personeelskosten wat het verwerken van je administratie straks versnelt.
- Voorraad: Gebruik in- en verkoopdata van voorgaande jaren en maak je voorraad zo compleet mogelijk. Niet alleen kun je straks gegarandeerd leveren, je hebt ook de aantallen al in je boekhouding.
- Ritregistratie: Staan er al leveringen of afspraken op de planning en reken je daar voorrijkosten of kilometervergoeding voor? Voer deze dan alvast in, je hoeft ze later dan alleen nog te controleren.
- Advertentiekosten: (Potentiële) klanten alvast enthousiast maken voor komend seizoen? Stel alvast nieuwsbrieven op en ontwerp alvast advertenties. De kosten hiervan kun je dan alvast in je administratie opnemen.
2. Standaardiseer en/of automatiseer
Zorg dat zaken die zich daarvoor lenen in een standaardformat kunnen worden geplaatst en laat zo veel mogelijk dingen ‘zichzelf regelen’:
- Maak standaard inkooplijsten die ook tijdelijke werknemers gemakkelijk kunnen invullen.
- Stel automatische inkooporders in voor zaken die zonder twijfel nodig zijn.
- Zorg dat automatische inkooporders ook via automatische incasso worden betaald. Er ontstaat dan geen stapel facturen die op tijd moeten worden voldaan.
- Vraag leveranciers om alle facturen digitaal aan te leveren, zodat er geen tijd verloren gaat aan het inscannen van documenten.
3. Houd inzicht in gewerkte uren
Roosters maken voor werknemers in het hoogseizoen - een nachtmerrie voor sommige ondernemers.
En zijn de roosters eenmaal gemaakt, wie houdt dan bij of de uren daadwerkelijk gedraaid worden, of, realistischer: hoeveel er overgewerkt wordt?
Zorg dat vooral tijdelijke werknemers op een snelle en eenvoudige manier hun uren kunnen registreren: gebruik een app en laat ze daar inloggen, of maak ‘ouderwetse’ urenbriefjes.
Vermijd dat ze op verschillende manieren uren gaan doorgeven, zoals een Whatsappje, e-mail of in het voorbijgaan. Want al staan de uren in een sms’je of mailtje zwart-op-wit, je moet ze voor je administratie overal gaan zoeken.
Kies één systeem dat voor jouw onderneming het beste werkt en laat iedereen zich eraan houden. Als je laat weten dat alleen de uren uitbetaald worden die zó worden doorgegeven, is dat waarschijnlijk in een mum van tijd geregeld.
4. Overleg met je accountant of boekhouder
Flexibele dienstverlening is tegenwoordig overal te vinden - zo ook in de financiële sector.
Informeer daarom of het mogelijk is om, wanneer je bedrijfsactiviteiten volledig stilliggen in het laagseizoen, een pauze af te spreken in je contract of abonnement bij je externe boekhouder.
Ook kun je zoeken naar een accountant die ad hoc voor een uurtarief boekhoudkundige taken kan uitvoeren.
5. Vertrouw op goede software
In jouw laagseizoen kun je dus zo veel mogelijk voorbereiden en plannen. Maar breekt de periode van drukte en hectiek aan, dan is efficiënt het sleutelwoord, zeker als het gaat om je administratie.
Goede, creatieve en flexibele software is een must - het kan (en moet!) je veel tijd besparen.
Als ondernemer in een seizoensafhankelijke branche moet je business software minimaal de volgende functies hebben:
- Terugkerende facturen: Neemt een klant periodiek dezelfde diensten of producten af? Stel dan terugkerende facturen in, zodat je daar niet meer naar om hoeft te kijken.
- Facturen inplannen: Komen de bestellingen al binnen? Zorg dan dat je de facturen alvast klaarzet en automatisch laat versturen op de door jou gekozen datum.
- Flexibele functionaliteiten: Als je in het laagseizoen niet of nauwelijks administratieve handelingen verricht, is het wel zo prettig als je niet het hele jaar het volle pond voor je boekhouding betaalt.
- Templates voor werkzaamheden: In het hoogseizoen moet je snel uren kunnen inplannen en klokken - fijn als je dan snel uit een zelf samengestelde lijst van veelvoorkomende taken kunt kiezen.
- Urenplanning/roosters: Heb je de roosters al klaar? Voer ze dan in voor een duidelijk overzicht. Maak desgewenst gebruikers aan en koppel ze aan de roosters zodat medewerkers ook zelf hun uren kunnen bijhouden.
Ondernemen in een sector met een duidelijk (of zelfs extreem) hoog- en laagseizoen is nu eenmaal hollen of stilstaan. Waarschijnlijk is dat ook hetgeen dat je aantrekt aan dit type onderneming.
Dat wil echter niet zeggen dat je het jezelf niet wat gemakkelijker kan maken - en ook middenin het tumult van de topdrukte éven achterover kunt leunen en genieten van het succes.
